Procesoptimering blandt virksomheder i Danmark
Igennem en række år har man snakket om procesoptimering og effektivisering i det danske erhvervsliv. Det har bl.a. mundet ud i at anvende forskelligt software til procesoptimering. Flere danske virksomheder anvender bl.a. software fra Microsoft til at håndtere administrative arbejdsgange. Det er software til både handelsvirksomheder og produktionsvirksomheder.
Det er ERP software. ERP betyder Enterprise Ressource Planning og går ud på, at en virksomhed anvender det samme softwareprogram i alle afdelinger. Det betyder også, at medarbejdere har adgang til samme data om kunder, varer, sager, tilbud, ordrer osv. Man kan sætte rettigheder op i programmet, så f.eks. en sælger, tekniker eller andet kan se fakturaer og oprette ordrer, men f.eks. ikke kan bogføre dem. Dét er kun en bogholder, der kan det. Dette er blot en af mange muligheder for rettigheder i programmet. Man kan selvfølgelig også begrænse adgang til data, f.eks. at det kun er økonomichefen, der kan bogføre løn. Ligeledes kan man sætte rettigheder op indenfor bl.a. produktionsstyring.
Digitalisering og effektivisering
Der er mange gode muligheder for at få digitaliseret administrative opgaver og data, når man anvender denne software. I sidste ende gør det arbejdet nemmere, man undgår også fejl og flaskehalse. Derfor har stort set alle virksomheder også valgt at anvende ERP software. Microsoft er en af de største udbydere af denne software. Her kan man bl.a. købe programmet Dynamics 365 Business Central. Det bidrager til, at bogholderiet kører stort set digitalt. Fakturaer fra leverandører kan blive scannet direkte til programmet, så man hurtigt kan få dem bogført og afstemt. Fakturaer til kunder kan også hurtigt blive sendt digitalt og via forskellige formater. Ligeledes kan man nemt håndtere bankafstemning. Ordrer og indkøb kører også rimeligt automatisk med denne software. Man kan sætte forskellige parametre op, så en bruger f.eks. får en notifikation, når der mangler varer på lageret. Man kan også styre og planlægge produktionen, så man får et godt overblik over produktionsopgaver.
Software i skyen
ERP fra Microsoft kan købes hos forhandlere og ikke direkte hos Microsoft. Man køber et program ved at købe licens til programmet. Man kan leje programmet på månedsbasis eller købe selve licensen. Der er flere muligheder. Programmet kan også købes så man anvender det som SaaS, hvilket betyder Sofware as a Service og hvor opdateringer til programmet kommer automatisk. Det kan også købes som en On-Premise løsning, hvor man selv administrerer hosting af programmet og selv styrer, hvornår programmet skal opdateres.
